Περνάτε ποιοτικό χρόνο με την οικογένειά σας και τον σκύλο σας πριν φύγετε για τη δουλειά. Χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή για να καλέσετε ταξί επειδή το αυτοκίνητό σας είναι στο συνεργείο. Ρίχνετε μια ματιά στις ειδήσεις στην αγαπημένη σας ιστοσελίδα ενώ ταυτόχρονα ελέγχετε τους λογαριασμούς σας στα social media. Τσεκάρετε το πρόγραμμά σας για μια σειρά συναντήσεων στο γραφείο. Απαντάτε σε πληθώρα εισερχόμενων e-mail. Κάνετε τηλεδιάσκεψη με πελάτες στο εξωτερικό. Αφήνετε το smart κινητό σας να παραγγείλει το γεύμα σας. Μοιράζεστε με συναδέλφους απαραίτητες πληροφορίες ενώ οδηγείτε προς το σπίτι σας. Όλα αυτά είναι επικοινωνία! Καθώς λοιπόν ο ορισμός της επικοινωνίας είναι η πράξη της μετάδοσης ενός μηνύματος, μιας γνώμης, πληροφοριών, οδηγιών, ανατροφοδοτήσεων ή ακόμη και κουτσομπολιού, λέμε κάτι σε κάποιον, άρα επικοινωνούμε σχεδόν κάθε στιγμή της μέρας μας. Και δεδομένου ότι οι περισσότεροι από μας περνάμε ένα μεγάλο μέρος της μέρας μας σε περιβάλλον εργασίας, η επιχειρηματική επικοινωνία αποτελεί μεγάλο μέρος αυτών που λέμε.

Η ικανότητα αποτελεσματικής επικοινωνίας είναι η σημαντικότερη από τις απαιτούμενες δεξιότητες για κάθε προσφερόμενη θέση εργασίας. Το να αναπτύξουμε τις επικοινωνιακές μας δεξιότητες, όμως, βοηθά όλες τις πτυχές της ζωής μας, από την επαγγελματική ζωή έως τις κοινωνικές συγκεντρώσεις και όλα τα ενδιάμεσα. Αφιερωμένο στην αποτελεσματική επικοινωνία το άρθρο μας, επικεντρώνεται σε 10 στοιχεία της επικοινωνίας ώστε να χτίζουμε γέφυρες και όχι τοίχους στην εργασιακή μας καθημερινότητα.

1. Ακρόαση: Μάθε να ακούς

Το να είσαι καλός ακροατής ή καλή ακροάτρια είναι το πρώτο βήμα της αποτελεσματικής επικοινωνίας. Σε κανέναν δεν αρέσει να μιλάει με κάποιον που ενδιαφέρεται μόνο για τη δική του τοποθέτηση και δεν αφιερώνει χρόνο για να ακούσει τον συνομιλητή του. Εάν δεν είσαι καλός ακροατής, θα είναι δύσκολο να κατανοήσεις τι σου ζητείται να κάνεις. Δώσε χρόνο λοιπόν στην ενεργητική ακρόαση, δώσε προσοχή σ’ αυτό που λέει ο άλλος, κάνοντας ερωτήσεις για διευκρινίσεις ώστε να κατανοήσεις τι ακριβώς λέγεται και να μπορέσεις να ανταποκριθείς κατάλληλα.

2. Μη λεκτική επικοινωνία: Μάθε να μιλάς χωρίς λόγια και να ακούς αυτό που δεν λέγεται

Η γλώσσα του σώματός σου, η επαφή με τα μάτια, οι χειρονομίες και ο τόνος της φωνής έχουν όλα τα χρώματα του μηνύματος που προσπαθείς να μεταδώσεις. Μια χαλαρή στάση σώματος κι ένας φιλικός τόνος σε κάνει να φαίνεσαι προσιτός/ή, και οι άλλοι ενθαρρύνονται να μιλήσουν πιο ανοιχτά μαζί σου. Πολύ βασική είναι και η οπτική επαφή με τον συνομιλητή, ώστε να αισθανθεί ότι η συνομιλία είναι ιδιαίτερα σημαντική για σένα. Ο Peter Drucker (πατέρας του μάνατζμεντ) είπε ότι το πιο σημαντικό στην επικοινωνία είναι να ακούς αυτό που δεν λέγεται. Επομένως, μάθε να δίνεις προσοχή στα μη λεκτικά μηνύματα του άλλου καθώς μιλάς. Συχνά, τα μη λεκτικά σήματα μεταδίδουν το πώς αισθάνεται πραγματικά ένα άτομο. Για παράδειγμα, αν το άτομο δεν σε κοιτάζει στα μάτια, μπορεί να αισθάνεται άβολα ή να κρύβει την αλήθεια.

3. Σαφήνεια και συντομία: Μάθε να μιλάς με ακρίβεια και να αποφεύγεις την πολυλογία

Ουκ εν τω πολλώ το ευ, έλεγαν οι αρχαίοι ημών πρόγονοι. Έτσι, όσο πιο ακριβές και άμεσο είναι το μήνυμά σου, είτε στον γραπτό είτε στον προφορικό λόγο, τόσο καλύτερη ανταπόκριση θα έχεις. Αν είσαι πολύ περιγραφικός/ή, θα κουράσεις και θα αποσυντονίσεις τον συνομιλητή σου και δεν θα είναι σίγουρος/η τι ακριβώς θέλεις απ’ αυτόν/ή. Ένας αγαπημένος μου δάσκαλος στο σχολείο έλεγε τη φράση: «Βούτα τη γλώσσα σου στο μυαλό σου πριν μιλήσεις». Πάντα προσπαθώ να πάρω κάποια δευτερόλεπτα προκειμένου να σκεφτώ τι ακριβώς θέλω να πω, ώστε να γίνω κατανοητή.

4. Φιλικότητα: Υιοθέτησε φιλική και χαμογελαστή στάση

Μέσα από έναν φιλικό τόνο, μια προσωπική ερώτηση ή απλά ένα χαμόγελο, θα ενθαρρύνεις τους συναδέλφους σου να εμπλακούν σε ανοιχτή και ειλικρινή επικοινωνία μαζί σου. Είναι σημαντικό να είσαι ευγενικός/ή και προσφιλής σε όλες τις μορφές επικοινωνίας στον χώρο εργασίας σου. Αυτό είναι σημαντικό τόσο για την επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο όσο και για τη γραπτή. Πιστέψτε με, μια εγκάρδια «καλημέρα» και ένα «καλό απόγευμα», όσο κι αν φαίνεται παρωχημένο για κάποιους, έχει απίστευτα αποτελέσματα στη δημιουργία καλού εργασιακού κλίματος.

5. Αυτοπεποίθηση: Μάθε να έχεις εμπιστοσύνη στον εαυτό σου

Είναι σημαντικό να αισθάνεσαι αυτοπεποίθηση όταν επικοινωνείς με τους άλλους. Η αυτοπεποίθηση δείχνει στους συναδέλφους σου ότι εμπιστεύεσαι αυτά που λες και έτσι είναι πιο πρόθυμοι να σε ακούσουν. Το κλίμα εμπιστοσύνης μπορεί να δημιουργηθεί απλώς με μια οπτική επαφή και τη διατήρηση σταθερού αλλά φιλικού τόνου. Απόφυγε να κάνεις δηλώσεις που μοιάζουν με ερωτήσεις. Πρόσεχε όμως, γιατί η υπερβολική αυτοπεποίθηση μπορεί να φανεί σαν αλαζονεία ή ακόμη και σαν επιθετικότητα.

6. Ενσυναίσθηση: Μπες στη θέση του άλλου

Χρησιμοποιώντας φράσεις όπως «καταλαβαίνω τι περνάς», δείχνεις ότι έχεις ακούσει το άλλο άτομο και σέβεσαι τις απόψεις του. Ακόμη και στην περίπτωση που διαφωνείς με έναν συνάδελφο, προϊστάμενο ή υφιστάμενό σου, είναι σημαντικό για σένα να καταλάβεις και να σεβαστείς τη δική του οπτική. Να βεβαιώνεσαι πάντα ότι ακούς προσεκτικά και ότι έρχεσαι στη θέση του άλλου ατόμου.

7. Ευρύτητα πνεύματος: Κράτα ανοιχτό το μυαλό σου

Η αποτελεσματική επικοινωνία προϋποθέτει την ικανότητα να μπαίνεις σε οποιαδήποτε συζήτηση απαλλαγμένος/η από προκαταλήψεις, με ευέλικτη και ανοιχτή σκέψη. Να είσαι ανοιχτός/ή στο να διακρίνεις και να καταλάβεις την οπτική γωνία των άλλων και να μην προσπαθείς απλώς να περάσεις τις δικές σου απόψεις. Το να είσαι πρόθυμος/η να συμμετάσχεις σε μια συζήτηση ακόμη και με ανθρώπους που διαφωνείς θα σε βοηθήσει να έχεις πιο ειλικρινή και παραγωγική επικοινωνία.

8. Σεβασμός: Δείξε σεβασμό και εκτίμηση

Οι άνθρωποι είναι πιο ανοιχτοί στην επικοινωνία όταν αντιλαμβάνονται ότι σέβεσαι τις ιδέες τους. Απλές πράξεις όπως η χρήση του ονόματός τους, η διατήρηση της οπτικής επαφής και η ενεργητική ακρόαση όταν μιλούν τους κάνουν να αισθάνονται ότι έχουν την εκτίμησή σου. Απόφυγε τους περισπασμούς και μείνε συγκεντρωμένος/η στη συζήτηση.

9. Ανατροφοδότηση: Δώσε και ζήτησε feedback

Η ικανότητά σου να δίνεις και να λαμβάνεις ανατροφοδότηση είναι επίσης σημαντικό μέρος της αποτελεσματικής επικοινωνίας. Τα άτομα με υπεύθυνες θέσεις σε μια επιχείρηση θα πρέπει να αναζητούν συνεχώς τρόπους προκειμένου να παρέχουν στους εργαζόμενους εποικοδομητική ανατροφοδότηση, στην οποία περιλαμβάνεται και ο έπαινος. Ένα απλό «καλή δουλειά» ή «ευχαριστώ που το τακτοποίησες» μπορεί να αυξήσει πολύ τα κίνητρα ενός υπαλλήλου για καλύτερη απόδοση. Από την άλλη, θα πρέπει να είσαι ικανός/ή να δέχεσαι αλλά και να αναζητάς την ανατροφοδότηση από τους άλλους. Άκουσε τα σχόλιά τους, ζήτησε διευκρινίσεις αν δεν είσαι βέβαιος/η ότι έχεις κατανοήσει το θέμα και προσπάθησε να εφαρμόσεις τα σχόλια.

10. Επιλογή του κατάλληλου μέσου και χρόνου: Διάλεξε σοφά τον τρόπο και τον χρόνο επικοινωνίας

Κάθε τρόπος επικοινωνίας έχει τη δική του χρησιμότητα. Κάποιες σοβαρές συζητήσεις δεν μπορούν να γίνουν μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων ούτε καν μέσω τηλεφώνου. Απαιτούν επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο. Το μέσο επικοινωνίας εξαρτάται επίσης από το άτομο που θα λάβει το μήνυμά σου και τον χρόνο που έχει στη διάθεσή του. Αποτελεσματική επικοινωνία είναι να δώσεις το κατάλληλο μήνυμα με τον κατάλληλο τρόπο στον κατάλληλο χρόνο και στο κατάλληλο πρόσωπο.

Συνοψίζοντας

Ανεξάρτητα από τον τομέα εργασίας μας, η ικανότητα να επικοινωνούμε αποτελεσματικά είναι απαραίτητη. Με το να μάθουμε να χτίζουμε γέφυρες επικοινωνίας, αλληλεπιδρούμε με πιο αποδοτικό και παραγωγικό τρόπο, βελτιώνουμε την επαγγελματική μας εικόνα, ενισχύουμε την αυτοεκτίμησή μας, αυξάνουμε την αξία μας στον εργασιακό μας χώρο, συμμετέχουμε στη δημιουργία κλίματος εμπιστοσύνης και συνεργασίας. Γιατί «οι άνθρωποι μπορεί να μη θυμούνται τι έκανες ή τι τους είπες, αλλά πάντα θα θυμούνται πώς τους έκανες να αισθανθούν» (Maya Angelou). Ίσως σ’ αυτή τη φράση συνοψίζεται η πραγματική αξία της αποτελεσματικής επικοινωνίας!

 

Ρεβέκκα Τσιπνή,

Σύμβουλος επιχειρήσεων

Creative Attitude

Πηγή: https://stentoras.gr